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        如何讓會議開得更有效率

        來源:英盛網      發布時間:2016-07-18      點擊:
        會議紀要條理不清?撰寫篇幅雜亂無章?立意描述虛而不實?怎樣寫會議紀要,讓領導一目了然?如何準確把握要點,合理刪減材料?下面為大家分享怎樣做好會議紀要。以下是課程筆記。

              會議紀要條理不清?撰寫篇幅雜亂無章?立意描述虛而不實?怎樣寫會議紀要,讓領導一目了然?如何準確把握要點,合理刪減材料?下面為大家分享怎樣做好會議紀要。以下是課程筆記。

        一、會議效率不高的原因

        時下有一句很流行的話——“最近比較煩”,對太多職場人士來說,這句話可以改為“開會比較煩”。開會之所以煩,用許多職場人士的話來說,就是“會議常在毫無章法的狀況下進行,甚至毫無意義地延長時間,即使有決議,質量也很低”,簡而言之,會議效率不高。因此,尋找致使會議效率不高的原因 就顯得格外重要。

         

        公司開會的現狀

        公司的主管都不知道何時是開會的最好時機。許多重要的會都安排在周五下午開,或非要安排在事務繁忙的周一開。 ? 

            許多主管對于何時開會幾乎都不征詢員工的意見。這使得員工疲于奔命,甚至得延后或放棄參加其他會議。

         ? 有些“必須到會”的員工,因為已經與重要客戶或政府官員有約在先,根本不能出席,這使得會議討論很難進行。而到場的人往往并非與議題關系最密切的人,所以準備不充分或者根本來不及準備。 

         

        會議效率不高的7個原因

        時間 會議安排在即將午餐的時間,每個人都饑腸轆轆

        地點 會議地點設在經理辦公室,致使會議被頻繁打斷,無法正常進行。

        開會對象的選擇 必須出席的會議的人未到,通知來的是一些可有可無的參加者。

        4、會議主持人的技能 會議主持人缺乏影響力、說服力,被參會者牽著鼻子跑,無法達到會議意圖。

        參會者的技能 參會者發言混亂,即不知如何表意,又不知如何引退,使會議失敗。

        會議的準備工作 開會前沒有通知與會議者相關事宜,使會議無成效。

        開會的原因、目的和結果 開會的原因、目的和結果在會議進行中忽然發現皆不明確,致使會議毫無意義、宣告失敗。

         

        預防性管理

        所謂預防性管理,其實就是防患于未然,將禍患扼殺于搖籃之中。對于會議來說,做預防性管理,實際上就是在開會之前,針對可能導致會議效率低下的各種原因,一一做好預防工作,從而保證會議的高效進行。

         

        高效會議的八大特征

         

        與低效率會議相對的就是高效會議,高效會議充分克服了致使會議效率不高的種種不利因素。

        高效會議具有8大特征。

        1、 只在必要時才才召集;

        2、好好籌劃過; 

        3、擬訂和分發了議程表;

        4、 遵守時間; 

        5、一切按部就班; 

        6、 請了最有經驗的和有才能的人出席; 

        7、作出了評論和歸納;

        8、記錄所有決定、建議和負責人。 

         

        建議在正式召開會議之前,將高效會議的8大特征一一列出,并隨時檢驗,充分做好預防性管理,使即將召開的會議能夠成為真正意義上的高效會議

         

        點擊學習《怎樣寫好會議紀要》

        講師簡介:

          陳林武

          中國培訓網講師

          心理學碩士

          曾任教于中央廣播電視大學

          曾擔任別克品牌經銷商人事總監

        本文為英盛網原創內容,圖文已受版權或產權保護。任何公司或個人不得以任何方式復制部分或全部,違者將依法追究責任,特此聲明。
        本文地址:http://www.ta929.com/news/74/255094.html

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